业务指南
江西工业职业技术学院财务报账制度

第一条  为进一步加强财务报账管理,规范我单位教职工报账行为,根据国家相关的财务管理规定、文件,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条   报账流程

具体报账程序如下:

(1)经办人粘贴报账单、填写报账信息;

(2)部门(二级学院)负责人审批;

(3)部门(二级学院)分管校领导审批;

(4)会计审核

(5)计划财务处负责人审批;

(6)计划财务处分管校领导审批;

(7)除日常工资性支出,金额在50万以上的,须由校长审批。

(8)“三公经费”支出,须由校长审批。


注:1.原始凭证分管校领导签字完成后,由各部门报账员提交至计划财务处审核会计,后续签字程序由计划财务处完成。

2.寒暑假前一周停止报账,年终前十天暂停报账。


第三条  原始票据报销的具体要求

(一)原始票据基本内容应该填写齐全。付款单位、开票日期、经济业务内容、数量、单价及金额(金额大小写必须一致)、填制人等。票据付款单位必须填写“江西工业职业技术学院”。

(二)原始票据不得涂改、挖补,如发现有错,应由开票单位重开或更正,更正处应该加盖开票单位公章。若大小写金额有误或涂改,必须重新开具。

(三)原始票据内容必须真实,不得持虚假票据到计划财务处报账。

(四)报销票据原则上当年的票据当年报销,特殊情况可延长至次年第一季度报销。

(五)原始票据为增值税发票的,发票内容不得填写为详见销货清单,购买方的名称:江西工业职业技术学院、纳税人识别号: 12360000491004507T、地址电话:南昌市天祥大道388号 0791-88328426、开户行及账号:中国建设银行南昌紫阳明珠分理处 36001050430052510349,必须填写准确。

   注:大写数字:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

人民币大写符号的正确写法还应注意以下几项:

中文大写金额数字到“元”为止的,在“元”之后、应写“整”(或“正”)字;在“角”之后,可以不写“整”(或“正”)字;大写金额数字有“分”的,“分”后面不写“整”(或“正”)字。

中文大写金额数字前应标明“人民币”字样,大写金额数字应紧接“人民币”字样填写,不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的,应加填“人民币”三字,在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的“仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分”字样。 

阿拉伯数字小写金额数字中有“0”时,中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下:

阿拉伯数字中间有“0”时,中文大写要写“零”字,如1409.50应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角;

阿拉伯数字中间连续有几个“0”时、中文大写金额中间可以只写一个“零”字,如¥6007.14应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。

阿拉伯金额数字万位和元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”,万位、元位也是“0”但千位、角位不是“0”时,中文大写金额中可以只写一个零字,也可以不写“零”字,如¥1680.32应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分,或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分。又如¥107000.53应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分,或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。

阿拉伯金额数字角位是“0”而分位不是“0”时,中文大写金额“元”后面应写“零”字,如¥16409.02应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分,又如¥325.04应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。

阿拉伯小写金额数字前面均应填写人民币符号“”,阿拉伯小写金额数字要认真填写,不得连写分辨不清。


第四条  原始票据的粘贴要求及注意事项

原始单据应按经济业务内容分类整理,正面朝上,与“江西工业职业技术学院费用报销粘贴纸”的左上角边缘对齐,从右至左鱼鳞式整齐排列,分类粘贴。票据粘贴单可到计划财务处领取。

1.每张票据都必须有胶水粘牢,不得用订书钉代替;

2.多张票据粘贴时,确保粘牢票据左上角;

3.注意粘贴票据的美观与整齐。平整粘贴,不要太过密集,以便于会计凭证的装订与保管;在每份粘贴单上,统计出票据张数和票据金额,并自行填写在相应的报销单上。若涉及差旅费报销的,还需自行填写好差旅费报销单。

4.粘贴单粘贴时必须是将发票粘贴在其他附件之前,且只需粘贴票据的左上角。

5.原始凭证必须是原件,财务处不接受复印件作为报销原始凭证(同笔业务第二次及以后付款业务除外)。


第五条 报销单的填写和相关要求

填写报销单必须使用蓝黑钢笔或签字笔,字迹清楚,不得使用圆珠笔、铅笔。

填好的报销单如发现金额有错,不得涂改,应重新填写。报销单中的各项内容必须填写齐全,报销单填写样式如

部分报账原始凭证附件的说明

1.差旅费:交通发票、住宿发票及酒店开具的住宿流水清单、刷公务卡的POS单或公务卡网银明细、请假单、上级单位或学校要求、批准出差的文件等,差旅费报销需要提供往返票据,只有单程票据报销的需说明情况;

住宿流水如图

2.培训费、会务费:培训发票、刷公务卡的POS单或公务卡网银明细、请假单、培训或会务文件等(到外地培训产生的差旅费参考差旅费附件说明报账);

3.快递费:发票、快递单、部门盖章的快递EXCEL明细单(表格内容包括收发件来往城市、快递事项名称、快递费金额);

4.科研课题经费报账:科研项目经费审批表,涉及劳务费的需要填报科研项目人员费用发放表(内容包含第三方人员姓名、单位、参与内容、电话、酬金、身份证号、银行卡号)以及税务部门开具的发票,涉及办公用品与耗材采购的需要提供发票、POS单以及明细单等,涉及到外地调研的还需提供调研单位的证明;

5.零星物品采购报账:申请报告、公务卡刷卡POS单、发票、明细单、入库单;

6.宣传横幅海报等制作材料报账:申请报告、发票、活动文件、横幅海报等制作材料的照片;

7.票据报销需提供明细清单的有以下:

办公用品、劳保用品、各类实验材料;复印、打印材料、购买书籍等须附明细清单并加盖开票单位公章。

明细清单须填写具体品名、单价、数量及金额,且票据金额应与明细清单金额一致。

8.经济业务报销时须附经济合同的有以下:

大宗物资采购、委托加工、媒体宣传、修缮工程、基建工程、承包租赁项目以及须用合同明确双方权利义务关系的经济业务。

9.票据报销需提供文件或通知的有以下:

因培训、会议等业务产生的费用

10.质保金退款

填写质保金付款申请单;提交合同;提交验收单

11.经济业务合同有质保金或履约保证金需要转入我校账户的相关规定时,必须在合同签订前或签订当天,将质保金或履约保证金转入我校;经济合同规定分次付款时,必须按合同要求分次付款,不得将多次付款合并为一次进行支付。

注:教职工公务消费必须使用公务卡

第七条 借款规定

(一)借款业务流程

1.填写“江西工业职业技术学院借款单”

2.借款人签名,部门负责人审签、分管校领导审签

3.财务负责人审签、分管财务校领导审签

4.计划财务处办理借款手续

(二)借款业务的相关规定

1.差旅费、会议费、招待费和零星采购等5万元以下的小额公用经费支出原则上应通过使用公务卡进行结算,不再办理借款。

2.经批准的同城结算的借款,经办人应于15日内办理报销冲账。

3.经批准的异地结算的借款,经办人应于30日内办理报销冲账。

4.职工离校、退休前及学生离校前,必须结清所有借款。


(三)未按规定核销借款的规定  

1.暂付款的使用,坚持前款不清后款不借的原则,确有特殊困难不能按期结清或归还的,必须由经办人写书面说明,经本部门负责人和分管院领导签字并加盖部门公章后提交财务处。

2.对到期未报销(还款)或经财务催账仍未冲销的,又未及时向财务合理说明情况的,财务部门有权停止该部门资金的继续使用(或扣发借款人津贴),直至借款结清为止。

3.自借款之日起30日内必须到财务处归还借款,如有特殊情况的,由借款人写书面证明,并由部分负责人和分管院领导签字。如未按规定报销冲账的,由个人提交保证书,经部门盖章提交财务处,否则财务处将拒绝该部门的再次借款。

第八条 本办法由计划财务处负责解释,自发布之日起执行,原制度同时废止。















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